Plan de Gestión de Proyecto

 

GESTIÓN DE PROYECTOS

4ta Generación

JOSÉ ANTONIO CADENA VÁZQUEZ

MAESTRÍA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Introducción

El objetivo del proyecto es brindar un servicio con el resultado de un entregable, para su realización se ha asignado a un director, el cual cuenta con un equipo de trabajo para finalizar el proyecto, a través de varios procesos y teniendo en cuenta la interrelación con otras áreas para llevar a cabo y concluir satisfactoriamente el proyecto.

Para este proyecto involucraremos el alcance, el costo, la calidad, los recursos, la comunicación, los riesgos y los interesados del proyecto, para definir los beneficios de este, en caso contrario, aplicar cambios en el proceso para mejora del servicio.

El siguiente proyecto trata de la entrega de la constancia de servicio social y/o práctica profesional para los alumnos de una Universidad en la cual se les brinda un servicio con el resultado de un entregable.

 

Desarrollo

En el proceso de inicio se autoriza formalmente el nuevo proyecto, se asigna al director de este, y su equipo de trabajo, para llevar a cabo las actividades y continuar con el proceso. Una de las áreas en la gestión del proyecto es:

Gestión de la Integración del Proyecto. Incluye los procesos y actividades para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos.

Para este proceso se creó un reglamento en el cual incluye los procesos para identificar, definir y unificar las diversas actividades de dirección del proyecto, donde limita sus alcances y restricciones para llevar un control de este.

Gestión del Alcance del Proyecto. Incluye los procesos requeridos para garantizar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido para completarlo con éxito.

En este proceso se realizó una guía para garantizar el funcionamiento que incluye únicamente las actividades a realizar para completarlo con éxito. En ella se detalla los pasos a seguir para alcanzar el entregable en tiempo y forma. Para ello se realizaron diversas guías, para lo alumnos, para las unidades receptoras y para las divisiones académicas; con el fin de que quede claro y entendido cada paso a seguir para llegar al final del proyecto.

Gestión del Cronograma del Proyecto. Incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo.

En este paso se lleva a cabo mediante una reunión entre el director del proyecto y su equipo de trabajo para plantear las diferentes actividades a realizar durante todo el proyecto y así considerar el tiempo en los diferentes procesos a seguir hasta concluir el proyecto, esto se encuentra registrado en las diferentes guías, ya que son diferentes los tiempos de procesos para los alumnos, unidades receptoras y las divisiones académicas.

Gestión de los Costos del Proyecto. Incluye los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

En la gestión de los costos del proyecto, se considera el pago de cada constancia ya sea de servicio social y/o práctica profesional por alumno, el cual genera un beneficio para la Universidad, para esto es importante que el equipo de trabajo cuente con sus herramientas en buen estado para llevar a cabo las actividades en cada proceso y así seguir el proceso hasta finalizar el proyecto.

Gestión de la Calidad del Proyecto. Incluye los procesos para incorporar la política de calidad de la organización en cuanto a la planificación, gestión y control de los requisitos de calidad del proyecto y el producto, a fin de satisfacer las expectativas de los interesados.

En la calidad del proyecto, se incluye la interrelación con las otras áreas ya que influye en la entrega del producto, para los interesados es un beneficio la entrega rápida del producto, ya que la requieren para tramites posteriores, con el fin de satisfacer las expectativas de todos los interesados. También influye el tiempo en los procesos tanto para los alumnos y unidades receptoras, ya que para ello hay un tiempo determinado para los procesos para cumplir en tiempo y forma y pasar a la siguiente fase del proceso; respetando el tiempo y forma de realizar las actividades de los interesados, se llega a una excelente calidad en el servicio y la entrega del producto.

Gestión de los Recursos del Proyecto. Incluye los procesos para identificar, adquirir y gestionar los recursos necesarios para la conclusión exitosa del proyecto.

Para ello, el director del proyecto cuenta con su equipo de trabajo, el cual realiza las actividades durante la mayor parte del proceso del proyecto, ya que también influyen los interesados en los procesos del proyecto al inicio de este. Es importante el entorno laboral para que el personal este feliz y realice las actividades en tiempo y forma hasta llegar a la conclusión exitosa del proyecto.

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. Incluye los procesos requeridos para garantizar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

Es muy importante mantener una buena comunicación desde el director al nivel más bajo dentro de la organización del proyecto, con el fin de tener una calidad en la planificación, desarrollo, ejecución, monitoreo y cierre del proyecto.

Ya que, durante los procesos del proyecto, pueden surgir cambios en este, así el personal puede identificar y definir nuevos pasos a seguir, con el objetivo de realizar la entrega del producto en mejor tiempo y satisfacer a los interesados.

Gestión de los Interesados del Proyecto. Incluye los procesos requeridos para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto.

Finalmente, en este punto los interesados para el proyecto son los alumnos, las unidades receptoras y las divisiones académicas, por supuesto hay un área central quien coordina todos los procesos del proyecto, a esto se le suma las otras áreas que influyen directamente para la finalización del proyecto.

Cada interesado tiene su interacción durante los procesos del proyecto, donde las unidades receptoras tienen el primer paso a seguir, después el alumno interviene en ella, luego las divisiones académicas para llevar un seguimiento y control durante el proceso.

Conclusión

Es muy importante seguir los procesos durante un proyecto, esto determina la calidad, costo, tiempo de los procesos, el alcance de este, con el fin de concluir el proyecto y satisfacer a los interesados.

Al igual que la comunicación dentro de la organización durante el proyecto, pueden surgir cambios, pero si el personal no comunica la falla durante el proceso, no habrá mejora. Se deben respetar los tiempos establecidos para los interesados durante sus procesos correspondiente, estos se encuentran registrados en el reglamento y guía del proyecto.

En la actualidad se implementó un nuevo protocolo, el cual debe seguir el alumno para su trámite correspondiente, para asegurar la salud de los interesados y evitar contagios por la pandemia. También se detectó una falla durante uno de los procesos, el cual será atendido y registrado en la guía para los interesados, esto con el fin de satisfacer a los interesados y agilizar el trámite correspondiente.

 

Fuente utilizada

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos

Guía del PMBOK 6ta edición