FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE UN GRUPO AUDITOR

 

AUDITORÍA

 

4ta GENERACIÓN

 

JOSÉ ANTONIO CADENA VÁZQUEZ

 

MAESTRÍA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

 

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE UN GRUPO AUDITOR

 

La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Estos principios deberían ayudar a hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.

La adhesión a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoría que sean pertinentes y suficientes, y para permitir a los auditores, que trabajan independientemente, alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.

 

Los principios de la auditoría son los siguientes:

a) Integridad: el fundamento de la profesionalidad  

Los auditores y las personas que gestionan un programa de auditoría deberían:

— desempeñar su trabajo de forma ética, con honestidad y responsabilidad;

— emprender actividades de auditoría sólo si son competentes para hacerlo;

— desempeñar su trabajo de manera imparcial, es decir, permanecer ecuánimes y sin sesgo en todas sus acciones;

— ser sensibles a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio mientras lleva a cabo una auditoría.

b) Presentación imparcial: la obligación de informar con veracidad y exactitud

Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deberían reflejar con veracidad y exactitud las actividades de auditoría. Se debería informar de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. La comunicación debería ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y completa.

c) Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar

Los auditores deberían proceder con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante al realizar su trabajo con el debido cuidado profesional es tener la capacidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de la auditoría.

d) Confidencialidad: seguridad de la información

Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y la protección de la información adquirida en el curso de sus tareas. La información de la auditoría no debería usarse inapropiadamente para beneficio personal del auditor o del cliente de la auditoría, o de modo que perjudique los intereses legítimos del auditado. Este concepto incluye el tratamiento apropiado de la información sensible o confidencial.

e) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría

Los auditores deberían ser independientes de la actividad que se audita siempre que sea posible, y en todos los casos deberían actuar de una manera libre de sesgo y conflicto de intereses. Para las auditorías internas, los auditores deberían ser independientes de la función que se audita, si es posible. Los auditores deberían mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y las conclusiones de la auditoría están basados sólo en la evidencia de la auditoría.

Para las organizaciones pequeñas, puede que no sea posible que los auditores internos sean completamente independientes de la actividad que se audita, pero deberían hacerse todos los esfuerzos para eliminar el sesgo y fomentar la objetividad.

f) Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático

La evidencia de la auditoría debería ser verificable. En general debería basarse en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos. Debería aplicarse un uso apropiado del muestreo, ya que está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría.

g) Enfoque basado en riesgos: un enfoque de auditoría que considera los riesgos y oportunidades

El enfoque basado en riesgos debería influir sustancialmente en la planificación, la realización y la presentación de informes de auditoría a fin de asegurar que las auditorías se centran en asuntos que son importantes para el cliente de la auditoría y para alcanzar los objetivos del programa de auditoría.

Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría deberían designar a los miembros del equipo auditor, incluyendo al líder del equipo y a cualquier experto técnico necesario para la auditoría específica.

Un equipo auditor debería seleccionarse teniendo en cuenta las competencias necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría individual dentro del alcance definido. Si sólo hay un auditor, el auditor debería realizar todas las tareas aplicables a un líder de equipo auditor.

Para asegurar la competencia global del equipo auditor, deberían llevarse a cabo los siguientes pasos:

— la identificación de la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría;

— la selección de los miembros del equipo auditor, de tal manera que la competencia necesaria esté presente en el equipo auditor.

Al decidir el tamaño y la composición del equipo auditor para una auditoría específica, debería considerarse lo siguiente:

a) la competencia global del equipo auditor necesaria para lograr los objetivos de la auditoría, teniendo en cuenta el alcance y los criterios de la auditoría;

b) la complejidad de la auditoría;

c) si la auditoría es una auditoría combinada o conjunta;

d) los métodos de auditoría seleccionados;

e) asegurar la objetividad e imparcialidad para evitar cualquier conflicto de intereses en el proceso de auditoría;

f) la capacidad de los miembros del equipo auditor para trabajar e interactuar eficazmente con los representantes del auditado y las partes interesadas pertinentes;

g) las cuestiones externas/internas pertinentes, como el idioma de la auditoría, y las características sociales y culturales del auditado. Estas cuestiones pueden tratarse a través de las habilidades propias del auditor, o bien a través del apoyo de un experto técnico, considerando también la necesidad de intérpretes;

h) el tipo y la complejidad de los procesos a auditar.

Cuando proceda, las personas responsables de la gestión del programa de auditoría deberían consultar con el líder del equipo sobre la composición del equipo auditor.

Si los auditores del equipo auditor no cubren la competencia necesaria, los expertos técnicos con competencia adicional deberían estar disponibles para apoyar al equipo.

Los auditores en formación pueden incluirse en el equipo auditor, pero deberían participar bajo la dirección y orientación de un auditor.

Durante la auditoría pueden ser necesarios cambios en la composición del equipo auditor, por ejemplo, si surge un conflicto de intereses o un problema de competencia. Si surge una situación así, debería resolverse con las partes apropiadas (por ejemplo, el líder del equipo auditor, las personas responsables de la gestión del programa de auditoría, el cliente de la auditoría o el auditado) antes de que se realice cualquier cambio.

 

El líder del equipo auditor, consultando con el equipo auditor, debería asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para auditar procesos, actividades, funciones o lugares específicos y, según sea apropiado, la autoridad para la toma de decisiones. Tales asignaciones deberían tener en cuenta la imparcialidad, la objetividad y la competencia de los auditores y el uso eficaz de los recursos, así como los diferentes roles y responsabilidades de los auditores, los auditores en formación y los expertos técnicos.

El líder del equipo auditor debería realizar reuniones del equipo auditor, cuando sea apropiado, para distribuir las asignaciones de trabajo y decidir los posibles cambios. Los cambios en las asignaciones de trabajo pueden hacerse a medida que la auditoría se va llevando a cabo para asegurar el logro de los objetivos de la auditoría.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Y HABILIDADES DE UN AUDITOR. 

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

Haber recibido formación en auditorías.

Ser independiente con relación al área auditada.

Planificar la auditoría y elaborar los documentos de trabajo.

Permanecer dentro del alcance de la auditoría.

Verificar que los procedimientos estén a disposición y sean comprendidos por el personal apropiado.

Documentar sus observaciones.

Tratar la información confidencial con la discreción (por ejemplo: remuneración de los trabajadores, investigaciones de mercado, documentos financieros, pronósticos de ventas, etc.)

Resaltar las no conformidades.

Reportar los resultados de la auditoría.

Recomendar mejoras.

Verificar la implementación de acciones correctivas.

 

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR:

El líder del equipo auditor dirige este equipo y tiene las siguientes responsabilidades adicionales:

Definir los objetivos de las auditorías y su alcance, profundidad y tipo.

Revisar la documentación existente para determinar su suficiencia.

Preparar el plan general de auditoría, dirigir el equipo auditor y asignar deberes a los auditores.

Coordinar las actividades de los auditores especialistas, si re requieren.

Reportar cualquier obstáculo importante encontrado al ejecutar la auditoría.

Reportar no conformidades críticas.

Presentar el reporte de auditoría.

 

FUNCIONES GENERALES:

Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.

Desarrollar el programa de trabajo de una auditoría.

Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoría.

Captar la información necesaria para evaluar la funcionabilidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.

Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.

Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.

Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales o instancias normativas y, en su caso, globalizadoras. Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización.

Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoría.

OPINIÓN:

Un auditor debe ser una persona con la experiencia necesaria para detectar cualquier problema que pueda surgir en la empresa, evaluar la información detalladamente y buscar una solución efectiva. Además, debe ceñirse a los códigos de conducta con sus clientes.

Un aspecto primordial del que depende en gran medida el éxito de una auditoría de calidad son las competencias y habilidades esenciales de un auditor.

Las auditorías internas permiten tener un seguimiento de nuestro Sistema de Gestión implantado en nuestra organización, de manera tal que, nos permita realizar el adecuado mantenimiento del mismo.

El éxito de la misma en cumplir con sus objetivos, dependerá de las competencias concretas que reúna el equipo auditor encargado de realizarla.

Cuando hablamos de competencias y habilidades esenciales de un auditor, no sólo nos referimos al conjunto de conocimientos que el auditor posee, sino también a la propia experiencia con la que el mismo ya cuenta, así como, a aquellas características personales que le hacen proclive para el trabajo que desempeña al fomentar con las mismas los principios básicos de toda auditoría.

Debe mostrar imparcialidad, sinceridad y honestidad en todo momento del proceso de la auditoría.

Tener discreción total en los asuntos y materias revisadas durante dicho proceso, respetando en todo momento la máxima de confidencialidad de la organización.

Ha de ser una persona comprensible y abierta a aceptar diferentes visiones alternativas considerando, para ello, la aportación de nuevas ideas propuestas.

Mantener cierta distancia y diplomacia en el trato con las diferentes personas con las que ha de tratar durante la realización de la auditoría.

Tener firmeza en las decisiones tomadas en todo momento. Con esto, nos referimos a que a la hora de redactar su informe final con la valoración de la auditoría no debe negociar con la organización la consideración de ciertas inconformidades, sino que, debe incluir todo aquello que considera necesario en el informe, a pesar de que ello le lleve a desacuerdos con la organización auditada en cuestión por no querer esta última aceptar tal informe.

Debe ser una persona muy observadora, con capacidad de que los pequeños detalles no se le pasen por alto.

Ha de tener la capacidad de entender diferentes situaciones y ser consciente de las mismas.

Ser una personal versátil, en el sentido de que sepa amoldarse a diferentes entornos y contextos con facilidad.

Se recomienda que las auditorías internas las realice un equipo auditor conformado por dos personas. A una se le pueden asignar los deberes del auditor líder y la labor de hacer las preguntas, mientras que la otra puede escribir las observaciones y recolectar la evidencia objetiva. Esto no significa que tengan que estar limitados a estas funciones, pero un buen equipo de auditoría puede hacer el proceso de auditoría más eficiente.

 

 

BIBLIOGRAFIA:

Norma Internacional ISO 19011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión

Competencias y habilidades esenciales de un auditor de calidad