Propuesta para la Creación de una PMO en su organización

 

GESTIÓN DE PROYECTOS

4ta Generación

JOSÉ ANTONIO CADENA VÁZQUEZ

MAESTRÍA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

 

Introducción

 

Las instituciones de Educación Superior en nuestro país tienen una larga tradición y compromiso con los problemas sociales de su entorno. Con el servicio social se atiende comunidades rurales y urbanas de población marginada, dependencias del sector público, municipal y estatal, utilizando como mecanismo la concertación de acciones, los programas específicos de colaboración y los convenios institucionales.

Se entiende por servicio social la realización obligatoria de actividades por los estudiantes de carreras técnicas y profesionales tendientes a la aplicación de los conocimientos que se obtengan y que impliquen el ejercicio de las prácticas profesionales en beneficio e interés de la sociedad.

El servicio social comprende aquellas actividades que realizan de manera Institucional los estudiantes en beneficio de la sociedad sin recibir remuneración alguna, se realiza con carácter temporal y obligatorio. Los estudiantes de la Universidad prestarán el servicio social, para cumplir con los créditos del plan de estudios (10 créditos). Las funciones sustantivas de esta actividad están orientadas a:

 • Convertir esta prestación en un acto de reciprocidad para con la sociedad a través de los planes y programas del sector público.

• Contribuir a la formación académica y capacitación profesional del prestador del Servicio Social.

 

Desarrollo

 

Según lo establecido por la guía de PMBOK, un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

La Gestión de Proyectos consiste en la aplicación de habilidades, conocimientos, herramientas y técnicas según las áreas del conocimiento, en las distintas etapas que conforman un proyecto, para lograr cumplir los objetivos estratégicos del mismo. Lo anterior se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.

Para optimizar la gestión de los proyectos, según lo establecido por la Guía del PMBOK, es necesario trabajar las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos, las cuales describen conocimiento y prácticas de la gestión de proyectos en término de sus componentes de proceso.

Integración: La gestión de la integración de los proyectos, incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de dirección de proyectos.

Alcance: La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya explícitamente el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente, se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto.

Tiempo: La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.

Calidad: El proceso de la gestión de la calidad del proyecto, incluye todas las actividades de la organización ejecutante que determinan las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad, de manera tal, que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió.

Recursos Humanos: La Gestión de los Recursos Humanos del proyecto, incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto el cual debe estar compuesto por las personas a quienes se les han asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto.

Comunicación La Gestión de la Comunicación del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma, a fin de obtener una comunicación exitosa durante la implementación del proyecto.

Riesgo: La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con la planificación, identificación, análisis, las respuestas, seguimiento y control de los riesgos de un proyecto; la mayoría de estos procesos se actualizan durante el proyecto, con el fin de aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto.

 

Una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la propia dirección de uno o más proyectos.

Existen varios tipos de PMOs en las organizaciones. Cada tipo varía en función del grado de control e influencia que ejerce sobre los proyectos en el ámbito de la organización. Por ejemplo:

·         De apoyo. Las PMOs de apoyo desempeñan un rol consultivo para los proyectos, suministrando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Este tipo de PMO sirve como un repositorio de proyectos. Esta PMO ejerce un grado de control reducido.

·         De control. Las PMOs de control proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diferentes medios. Esta PMO ejerce un grado de control moderado. Este cumplimiento puede implicar:

La adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos;

El uso de plantillas, formularios y herramientas específicos; y

La conformidad con los marcos de gobernanza.

·         Directiva. Las PMOs directivas ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección de los mismos. Los directores de proyecto son asignados por la PMO y rinden cuentas a ella. Estas PMOs ejercen un grado de control elevado.

La oficina de dirección de proyectos puede tener responsabilidad a nivel de toda la organización. Puede jugar un papel para apoyar la alineación estratégica y entregar valor organizacional. La PMO integra los datos y la información de los proyectos estratégicos de la organización y evalúa hasta qué punto se cumplen los objetivos estratégicos de alto nivel. La PMO constituye el vínculo natural entre los portafolios, programas y proyectos de la organización y los sistemas de medición de la organización.

Puede que los proyectos que la PMO apoya o dirige no guarden más relación entre sí que la de ser gestionados conjuntamente. La forma, la función y la estructura específicas de una PMO dependen de las necesidades de la organización a la que ésta da soporte.

Una PMO puede tener la autoridad para actuar como un interesado integral y tomar decisiones clave a lo largo de la vida de cada proyecto a fin de mantenerlo alineado con los objetivos de negocio. La PMO puede:

§  Hacer recomendaciones,

§  Liderar la transferencia de conocimientos,

§  Poner fin a proyectos, y

§  Tomar otras medidas, según sea necesario.

Una función fundamental de una PMO es brindar apoyo a los directores del proyecto de diferentes formas, que pueden incluir, entre otras:

§  Gestionar recursos compartidos a través de todos los proyectos dirigidos por la PMO;

§  Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y estándares para la dirección de proyectos;

§  Entrenar, orientar, capacitar y supervisar;

§  Monitorear el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorías de proyectos;

§  Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida de los proyectos (activos de los procesos de la organización); y

§  Coordinar la comunicación entre proyectos.

En la etapa de Inicio, necesitamos de un Director de Proyecto, es el encargado de llevar el control general de los procesos durante el Proyecto a ejecutar.

Para la etapa de planificación, requerimos que el director realice una guía en la cual nos podamos apoyar y realizar paso a paso los procesos.

En la etapa de ejecución, se contrató para el puesto de Jefe de Departamento de Servicio Social, quien será el responsable de efectuar la guía proporcionada por el director del área.

Durante la etapa de seguimiento y control, se contrató a personal para realizar la revisión de documentos de los alumnos durante su proceso de Servicio Social, esta última etapa realiza la validación de los documentos para finalizar el proyecto.

En la etapa de cierre, se contrató a un personal más, la cual se encarga de la liberación de la constancia de Servicio Social; para concluir el proyecto el alumno es el responsable de buscar su constancia en el Departamento de Servicio Social.

 

Bibliografía

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos - Guía del PMBOK 6ta edición

Madurez Organizacional en Gerencia de Proyectos – Dora Alba Ariza Aguilera Project Management Professional PMP - Psicóloga – Ingeniera de Sistemas

Organización y Gestión del Proyecto – María del Carmen Ruiz Puente – Unidad Temática 2, Lección 3 “El director del Proyecto y el Equipo”