Investigación de los factores críticos del éxito

GESTIÓN DE PROYECTOS 

4ta Generación

JOSÉ ANTONIO CADENA VÁZQUEZ

MAESTRÍA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

En 1979, John F. Rockart definió los factores críticos de éxito como “áreas clave en las que los resultados satisfactorios aseguran el desempeño competitivo exitoso para la empresa.”

El caso de negocio enumera los objetivos y las razones para la iniciación del proyecto. Ayuda a medir el éxito del proyecto al final del mismo contra los objetivos del proyecto. El caso de negocio es un documento de negocio del proyecto que se utiliza a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. El caso de negocio se puede utilizar antes de la iniciación del proyecto y puede dar lugar a una decisión de continuar o no el proyecto.

El director del proyecto juega un rol crítico en el liderazgo de un equipo de proyecto a fin de alcanzar los objetivos del proyecto. Este rol es claramente visible a lo largo del proyecto. Muchos directores de proyecto se involucran en un proyecto desde su iniciación hasta su cierre. Sin embargo, en algunas organizaciones, un director de proyecto puede estar involucrado en actividades de evaluación y análisis antes de la iniciación del proyecto. Estas actividades pueden incluir consultas con líderes ejecutivos y de unidades de negocio acerca de ideas para promover los objetivos estratégicos, mejorar el desempeño de la organización o satisfacer las necesidades de los clientes.

El director del proyecto es la persona asignada por la organización ejecutora para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

El director del proyecto lidera el equipo del proyecto para cumplir los objetivos del proyecto y las expectativas de los interesados. El director del proyecto trabaja para equilibrar las restricciones contrapuestas que afectan al proyecto con los recursos disponibles.

El director del proyecto también asume roles de comunicación entre el patrocinador del proyecto, los miembros del equipo y otros interesados. Esto incluye proporcionar orientación y presentar la visión de éxito para el proyecto. El director del proyecto usa habilidades interpersonales y la capacidad para dirigir personas a fin de equilibrar las metas conflictivas y contrapuestas de los interesados del proyecto y así lograr el consenso.

La organización para el director del proyecto interactúa de manera proactiva con otros directores de proyecto. Otros proyectos independientes o proyectos que son parte del mismo programa pueden influir en un proyecto.

Interactuar con otros directores de proyecto ayuda a crear una influencia positiva para satisfacer las diversas necesidades del proyecto. Estas necesidades pueden presentarse en forma de recursos humanos, técnicos o financieros y entregables requeridos por el equipo para la conclusión del proyecto. El director del proyecto busca formas de desarrollar relaciones que ayuden al equipo en el logro de las metas y los objetivos del proyecto.

Las habilidades estratégicas y de negocio ayudan al director del proyecto a determinar qué factores de negocio deben considerarse para su proyecto. El director del proyecto determina cómo estos factores de negocio y estratégicos podrían afectar el proyecto, comprendiendo al mismo tiempo la interrelación entre el proyecto y la organización. Estos factores incluyen, entre otros:

•          Riesgos e incidentes,

•          Implicaciones financieras,

•          Análisis del costo frente a los beneficios,

•          Valor del negocio,

•          Expectativas y estrategias de obtención de beneficios, y

•          Alcance, presupuesto, cronograma y calidad.

 

Las habilidades de liderazgo involucran la capacidad de guiar, motivar y dirigir un equipo. Una gran parte del rol del director del proyecto implica tratar con las personas. El director del proyecto debe estudiar los comportamientos y las motivaciones de las personas. El director del proyecto debe esforzarse por ser un buen líder, porque el liderazgo es crucial para el éxito de los proyectos en las organizaciones. Un director de proyecto aplica habilidades y cualidades de liderazgo al trabajar con todos los interesados del proyecto, incluidos el equipo del proyecto, el equipo de dirección y los patrocinadores del proyecto.

Los directores de proyecto son responsables de guiar al equipo para trabajar en conjunto, centrándose en lo que es realmente esencial a nivel del proyecto. Esto se logra a través de la integración de procesos, conocimientos y personas.

El Proyecto en el que estoy involucrado consta de la entrega de la constancia de liberación del servicio social o práctica profesional del alumno, esto como producto final o un servicio a brindar como final del proyecto. El director del proyecto se involucra desde el inicia hasta el final del proyecto, tiene habilidades de liderazgo en el equipo, ya que cada personal es pieza importante en el proceso de este proyecto, el director los guía, motiva y dirige al equipo con el objetivo de finalizar el proyecto. En el proyecto participan tanto personal interno como externo, en este último, el alumno, el cual tiene un rol durante el proyecto que seguir el protocolo del proceso para finalizar el proyecto, el cual recibe su constancia de liberación, aquí el alumno juega un papel importante en el proceso porque de él depende si la documentación es correcta, esta es aprobada, pero si no es correcta, esto detiene el proceso en el proyecto y esto aplaza el tiempo de entrega de la constancia de liberación. La comunicación entre el personal interno es importante, ya que hay ocasión en que la revisión de los documentos del alumno, se encuentra aprobada, pero el personal no comunica la relación del alumno aprobada, el cual provoca la demora en el proceso del proyecto. El director tiene que tener relación con otras áreas, ya que de esto depende la finalización del proyecto; porque para la entrega de la constancia de liberación, esta última área plasma la firma en el documento final.

Desde mi punto de vista los Factores Críticos de Éxitos que identifique son:

Organización

Es la base de un proyecto ordenado, es útil para llevar un control de registro de las constancias entregadas a los alumnos, en mi caso se organizan por carrera, la cual facilita la búsqueda del documento.

Comunicación

Es importante la comunicación entre el director y el personal, ya que el director verifica los procesos de entrega y el personal realiza las revisiones de los documentos, la cual los alumnos suben al sistema, luego estos son aprobados, posteriormente se les genera un pago y finalmente se les hace entrega del documento al alumno.

Capacitación

En este proceso, la información se les hace llegar a los alumnos a través de videos, platicas, folletos, también por medio de las redes sociales, para un mejor entendimiento del proceso el cual ellos van a realizar, se les hace llegar a través de una guía, el cual ellos deben seguir para que se les pueda hacer entrega del documento.

Tiempo

Es muy importante el tiempo de atención hacia los alumnos, ya que así, ellos evalúan el área y la atención hacia ellos. A través de sus comentarios, el área tiene un crecimiento en atención al público en general.

Relación con otras áreas

El director del proyecto, en este caso tiene relación con otras áreas, la cual todas apoyan en la ejecución de los procesos para terminar el proyecto satisfactoriamente.

 

 

Opinión:

Desde mi perspectiva los factores críticos de éxitos son puntos clave que, cuando están bien ejecutados, definen y garantizan el desarrollo de un proyecto, logrando sus objetivos. Por el contrario, cuando estos mismos factores se pasan por alto o se ignoran, contribuyen al fracaso de la organización. Si bien, el director de un proyecto es la persona encargada de llevar a cabo la ejecución del proyecto, es el responsable de guiar al equipo con el fin de concluir el proyecto, en este caso con la entrega de una constancia a través de un servicio para el alumno.

Es importante identificar los factores críticos de éxitos ya que estos son la base de un proyecto, el cual deben ser identificados por el personal involucrado en los procesos de este, desde el nivel más bajo hasta el director del proyecto.

 

 

Fuente utilizada:

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos

Guía del PMBOK 6ta edición